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Le RUP (registre unique du personnel), c’est quoi ? Comment le faire ? Quelles sont vos obligations ?

Le registre unique du personnel est une obligation pour tout employeur. Comment le remplir ? Pour qui ?

Le  RUP (registre unique du personnel), c’est quoi ? Comment le faire ? Quelles sont vos obligations ?

Dès l’embauche de son premier salarié, l’employeur doit tenir à jour un registre du personnel, et cela même dès l’arrivée d’un stagiaire

Seules exceptions : les particuliers employeurs et les associations utilisant les chèques emploi.

Le registre unique du personnel est mis à disposition du comité social et économique, ou des délégués du personnel le cas échéant, lorsqu’il est en place dans l’entreprise (à partir de 11 salariés). Il doit également être consultable par les agents qui sont en charge de veiller à l’application du code du travail (notamment les agents de contrôle de l’inspection du travail) et du code de la sécurité sociale.

Il est obligatoire de tenir un registre du personnel pour chaque établissement. Cela signifie que si un employeur possède plusieurs établissements, il devra établir un registre du personnel pour chacun d’eux. 

Quelles sont les informations obligatoires à mentionner 

Pour l’ensemble des salariés :

  • > Noms et prénoms  
  • > Nationalité ; 
  • > Date de naissance ; 
  • > Sexe ; 
  • > Emploi ;
  • > Qualification ; 
  • > Dates d'entrée et de sortie de l'établissement ; 
  • > La quotité de travail (temps complet, partiel…)
  • > … certaines mentions spécifiques sont également à faire apparaître pour le suivi de la mobilité et/ou du licenciement du salarié. 

 

Pour les travailleurs étrangers

  • > Le type et numéro d’ordre du titre équivalant à l’autorisation de séjour et de travail.

 

Le type de contrat (CDD, CDI, apprentissage, contrat pro…)

 

Pour les salariés temporaires

  • > Nom et adresse de l’entreprise de travail temporaire.

 

Pour les salariés mis à disposition par un groupement d’employeurs

  • > Mention «  mis à disposition par un groupement d’employeurs ».

 

Il est bienvenu de créer une partie à part pour les stagiaires et ne pas les inclure avec les salariés. Les mentions à ajouter sont : 

  • > Les noms et prénoms des stagiaires dans l’ordre d’arrivée (art. L 1221-13 C. tr.) ; 
  • > Les dates de début et fin de stage ; 
  • > Les noms et prénoms du tuteur ; 
  • > Le lieu de présence du stagiaire (art D 1221-23-1).

 

La forme du registre unique du personnel

Il n’existe pas un modèle standard pour le registre unique du personnel. Il peut être conservé sous forme électronique ou papier. Cependant, il doit être fiable en cas de contrôle.

 

Quelles sont les obligations ? 

Si un contrôle est réalisé, l’entreprise doit être en mesure de fournir le registre unique du personnel et tenu à jour.

En cas d’absence de registre, si celui-ci n’est pas mis à jour ou en cas d’oubli des informations obligatoires, l’entreprise sera condamnée à une amende de quatrième classe. De même pour chaque salarié qui n’est pas inscrit dans le registre unique du personnel, l’amende peut atteindre jusqu’à 750€. Enfin, le maximum pour les personnes morales est de 3550€ d’amende.



A savoir : les données inscrites dans le registre unique du personnel doivent être conservées pendant 5 ans à compter du jour où le salarié ou le stagiaire quitte l’entreprise.

Si vous souhaitez connaître la durée de conservation pour tous vos documents d’entreprise, n’hésitez pas à consulter notre article sur : https://lumis-services.fr/blog/organisation-administrative/14-coach-administratif-duree-conservation-documents-RGPD

 

Et bien-sûr, s’agissant de données à caractère personnel concernant directement les salariés, il est important de veiller à l’application du RGPD pour le traitement, l’accessibilité et la conservation du registre unique du personnel. 



Vous avez besoin d’aide pour créer ou tenir à jour votre registre unique du personnel? Contactez LUMIS Services !

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