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Peut-on détruire les documents originaux après numérisation ?

La possibilité de numériser les documents et de les conserver dans un format exclusivement numérique est une solution qu'attendent de nombreux professionnels. A condition de pouvoir justifier que c'est une copie fiable !

Peut-on détruire les documents originaux après numérisation ?

Peut-on détruire les documents originaux après numérisation ?

 

Une copie fiable vaut l'original papier

D'après l'article 1379 du code civil, paru en 2016, il précise que :

« La copie fiable a la même force probante que l'original. La fiabilité est laissée à l'appréciation du juge. Néanmoins est réputée fiable la copie exécutoire ou authentique d'un écrit authentique.

Est présumée fiable jusqu'à preuve du contraire toute copie résultant d'une reproduction à l'identique de la forme et du contenu de l'acte, et dont l'intégrité est garantie dans le temps par un procédé conforme à des conditions fixées par décret en Conseil d'État.

Si l'original subsiste, sa présentation peut toujours être exigée. »

 

Comment conserver ses papiers : support papier ou électronique ?

La conservation va dépendre du format original du document.

 

Document original papier

Si l'original du document est sous forme papier et vous a été transmis par courrier ou en main propre, il est conseillé de le conserver sous forme papier.

Par exemple : diplôme, contrat d'assurance.

En effet, si vous numérisez (scan, photo) ou photocopiez un document original papier, la version électronique/photocopiée a valeur uniquement de copie.

Néanmoins, l'administration peut toujours exiger la présentation du document original.

La durée de conservation varie selon le type de document.

Retrouvez plus d'informations sur notre article : Combien de temps devez-vous conserver vos documents ?

 

Document original numérique

Si l'original du document est numérique et vous a été transmis par courrier électronique ou mis à disposition sur un site internet, il est conseillé de le conserver sous forme numérique.

Exemple : Relevé de compte bancaire, facture d'énergie ou d'accès à internet, avis d'imposition.

En effet, si vous imprimez ce document, la version papier a valeur uniquement de copie.

La durée de conservation d'un document électronique est identique à celle d'un document papier. Elle varie selon le type de document.

 

A savoir

Un écrit numérique a la même valeur juridique qu'un écrit papier si la personne signataire est identifiée et si le document est établi et conservé de manière à ne pas être détérioré.

 

Pour plus d'informations

Le site officiel de l'Administration Française propose un rapport au Pésident de la République relatif à l'ordonnance n°2016-131 du 10 février 2016. Cette ordonnace porte sur la réforme du droit des contrats, du régime général et de la preuve des obligations.

 

Vous avez besoin de faire un point sur les documents que vous conservez ? De gérer vos documents numériques et papiers ? Contactez LUMIS Services !

Contactez-nous à hello@lumis-services.fr