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Gagner du temps grâce à la GED

Un quart du temps de travail est passé à rechercher de l'information. Bien organiser ses documents numériques est essentiel pour gagner en performance. Retrouvez nos TRUCS & ASTUCES pour une organisation efficace...

Gagner du temps grâce à la GED

Vous connaissez la paperasse, la boîte à chaussure, les justificatifs comptables, les piles de courriers, de factures, de contrats, de rapports, tous ces papiers administratifs qui s’accumulent ? Qu’en est-il de vos documents numériques ?

Parce qu’ils n’occupent pas notre champ de vision immédiat et l’espace de nos bureaux, il est facile d’oublier l’organisation de ses documents numériques… et donc, d’autant plus facile d’encombrer son espace de stockage, qu’il soit local, sur serveur et/ou en ligne !

Diverses études[1][2][3] s’accordent à dire qu’entre un cinquième et un quart du temps de travail est passé à rechercher de l’information. Imaginez le temps gagné et les économies représentées par une organisation efficace qui vous permet de retrouver facilement vos documents !

Alors, comment bien organiser sa gestion documentaire ?!

 

Qu’est-ce que la GED ? 🤔

La GED = Gestion Électronique des Documents

Il s’agit de solutions ou de logiciels s’intégrant à vos systèmes d’information qui vous permettent de numériser, stocker, organiser, gérer, archiver et partager des dossiers et documents numériquement, quel que soit votre domaine d’activité.

Grâce à un plan de classement cohérent, aux noms, aux contenus et aux métadonnées d’un fichier, une solution de GED vous permet de retrouver rapidement vos documents.

 

Quels sont les avantages de la GED ?

Une solution de GED professionnelle est un atout d’efficacité et de productivité allant même au-delà d’une bonne organisation. Parmi les avantages, notons les suivants :

ü  Centraliser le stockage des données ;

ü  Assurer la conservation à court, moyen et long termes de façon sécurisée ;

ü  Éviter la perte des documents ;

ü  Accéder aux informations et documents en temps réel quel que soit le lieu où vous travaillez (solutions en ligne, SAAS ou Cloud) ;

ü  Faciliter le partage d’informations, le travail collaboratif et le versioning ;

ü  Travailler en workflow ;

ü  Retrouver facilement et rapidement les informations.

Sans oublier certaines fonctionnalités très utiles et incluses dans certaines solutions, telles que la signature électronique ou encore la gestion et le suivi des accès et des modifications.

 

Quels outils ou solutions GED ?

Il existe de multiples solutions de GED professionnelle. Certaines compagnies de copieurs ou services spécialisées dans le stockage de données proposent chacune leur solution plus ou moins adaptée et plus ou moins coûteuse – selon la quantité de données stockées, le nombre d’utilisateurs, les fonctionnalités (signature électronique, versioning, partage de documents…), etc. 

Citons par exemple une solution made in France : EasyDrop qui a l'avantage d'être facilement paramétrable, orientée collaboratif, vous permet de gérer des accès pour vos clients (pour le partage de devis, contrats et factures...). Un de ses "petits plus" est la personnalisation à l'image de votre charte graphique !

Une autre solution très complète et professionnelle : Zeendoc. Également d'origine française, ses points forts sont la sécurisation des données qui sont cryptées et l'interconnexion avec de nombreux autres logiciels, notamment les applications comptables les plus courantes. 

En tant qu’assistant et coach administratif, je travaille beaucoup avec des entrepreneurs indépendants qui n’ont pas toujours les moyens ni les besoins d’avoir un système de GED professionnel. Ainsi, j’inclus ici les solutions simples et accessibles de stockage de documents telles que la suite Google avec notamment Google Drive, Dropbox ou même simplement l’arborescence Windows avec l’explorateur de fichiers et son équivalent Finder pour Mac.

Ces dernières solutions ne sont pas à proprement parler des outils de GED et nécessitent encore plus de rigueur quant à l’organisation et au classement. S’il est facile de créer, gérer et déplacer les fichiers, cela peut entraîner un vrai calvaire si des règles de base ne sont pas fixées.

Pour vous en sortir, je vais donc vous présenter ici quelques trucs pour une bonne organisation numérique.

 

🚨💡TRUCS & ASTUCES💡🚨 pour une bonne organisation numérique

Une organisation efficace répond à trois règles :

1.      Facile à ranger : le but est de pouvoir tout ranger rapidement grâce à des noms de dossiers uniques et un minimum de niveaux dans l’arborescence.

2.      Facile à trouver : dès lors où vos dossiers et fichiers sont correctement nommés, vous retrouverez en quelques secondes n’importe quel document, que ce soit en parcourant l’arborescence ou par les fonctions de recherche.

3.      Reproductible : vous pouvez dupliquer le mode de fonctionnement à différents niveaux et en diverses circonstances, cela afin de gagner en efficacité à long terme.

 

🚨💡ASTUCES GED n°1💡🚨 Réaliser un plan de classement

De manière générale, la méthode de réflexion pour construire son plan de classement reprend les étapes suivantes :

1.      Identifier les types de dossiers et inventorier les documents

2.      Identifier les différents utilisateurs et leurs droits d’accès

3.      Choisir le type de plan en fonction de l’objectif visé et des typologies à classer

4.      Choisir une norme de nominalisation des fichiers

5.      S’y tenir !

 

Afin de réfléchir à son arborescence, prenons l’exemple d’une gestion informationnelle classique comme celle d’une entreprise répartie par services :

»        /Achats

»        /Comptabilité

»        /Gestion

»        /Juridique

»        /Marketing & Communication

»        /Recherche & Développement

»        /Ressources Humaines

»        /Ventes

 

Ensuite, nous listons les différents documents qui seront à gérer.

 

A partir de cela, nous pouvons affiner la réflexion pour construire les « sous-niveaux » de façon synthétique.

Par exemples :

»        /Comptabilité/Exercices/Mois

ou

»        …/Clients/Client1/Projet

»        …/Clients/Client1/Planning

»        …/Clients/Client1/Propositions

»        …/Clients/Client1/VersionFinale

 

Enfin, les fichiers seront nommés en respectant une norme fixée selon le plan de classement.

 

Les différentes méthodes de classement

A noter qu’il existe plusieurs méthodes de classements qui seront plus ou moins adaptées selon les situations et les besoins :

-         Alphabétique

-         Numérique

-         Idéologique (par sujet / thème)

-         Géographique

-         Chronologique

-        

 

🚨💡ASTUCES GED n°2💡🚨 Comment nommer ses fichiers

Pour nommer vos fichiers, considérer toujours le titre de ceux-ci selon les informations des plus immuables au plus précises. Par exemple, pour un classement chronologique, nous commenceront par l’année, le mois, puis le jour en suivant la nomenclature américaine : 2020-01-24, ou 20200124 ou 2020.01.24, etc.

De cette manière, vos fichiers seront naturellement classés par ordre chronologique, ce qui vous évitera d’avoir un document de mars 2020 se trouvant entre mars 2019 et avril 2019 !

Pour un fichier lié à une personne, commencez par le NOM puis le Prénom, par exemple : DUPONT-Jean ou DUPONT.Jean ou DUPONT_Jean, etc.

Ne laissez jamais d’espace dans le titre de vos fichiers. Vous pouvez les remplacer par un trait d’union (à privilégier), un point ou un tiret bas (du 8). Cela optimise la comptabilité avec tous les systèmes de gestions documentaires et correspond aux normes du web.

Évitez également les accents pour les mêmes raisons.

Et si vous souhaitez classer vos dossiers dans un ordre spécifique, rien de plus simple, il vous suffit d’indiquer un numéro en début de titre, comme par exemple pour ranger les mois de l’année.  

🚨💡ASTUCES GED n°3💡🚨 Erreurs à éviter & Bonnes pratiques

Éviter les fichiers sur le bureau ! Ne pas considérer le bureau de son ordinateur comme une destination de classement vous évitera d’être submergé et sécurisera vos données. Cela peut néanmoins être utile pour y faire transiter des documents temporaires.

Bonnes pratiques

Si cela s’avère nécessaire, créez deux dossiers principaux : Personnel et Professionnel. Cela vous permettra de mieux vous organiser d’un côté comme de l’autre.

Pour gagner du temps et respecter à long terme votre plan de classement, créez des modèles de dossiers avec leur arborescence interne. Par exemple, si vous êtes organisés par clients, créer un modèle avec l’architecture qui suivra votre réflexion.

Règle des 3 clics

Ma méthode pour gagner en efficacité est de ne pas aller au-delà de 3 clics pour atteindre l’information que vous cherchez.

En ayant une réflexion et une pensée synthétique, voire minimaliste, c’est faisable et c’est généralement suffisant pour un niveau de classement simple. En réfléchissant efficacement son plan de classement, vous verrez que la « règle des 3 clics » vous fera gagner un temps fou !

 

BONUS - Comment éviter les doublons ?

L’une des difficultés du traitement numérique de l’information est la réplication de documents, qu’ils soient difficiles à retrouver ou mal classés.

Encore une fois, « mieux vaut prévenir que guérir » grâce à un plan de classement efficace et des habitudes seines de travail.

Mais lorsqu’il s’agit de reprendre une classification existante pour en faire un nettoyage, les pratiques et les outils inspirés du travail collaboratif sont très efficaces.

Il existe certaines applications permettant d’identifier rapidement les doublons grâce aux noms de fichiers, à leurs contenus. Cependant, très peu respectent les règles de sécurité des données.
De plus, même lorsqu’on considère les dates de modification, cela reste difficile de repérer les différentes versions pour en conserver la dernière… ou la plus adaptée !

C’est là qu’intervient le travail fastidieux « d’épluchage » des documents et, ensuite, de la réflexion sur l’utilité et la durée de conservation des documents. Et là, il n’y a pas d’autre solution que de faire un tri manuel !

 

Alors, à l’instar de notre génialissime consœur Sophie EHRHARDT - Ordolys qui vous accompagne pour l’organisation de votre bureau (👀voir l’article « 5 conseils pour un bureau bien rangé »), LUMIS Services, votre Coach administratif® vous conseille et vous accompagne pour l’organisation de votre « bureau digital » 👨💻

 

👉 Contactez-moi pour une formation personnalisée en organisation numérique et pour tout conseil sur vos solutions de GED.

 
 


[2] IDC (International Data Corporation) - Octobre 2010 – « les collaborateurs passent en moyenne 7h40 par semaine à rechercher des informations sans les trouver et à reformater des données à partir de plusieurs sources » (traduit de l’anglais)

[3] AIM (L’Association Information et Management) estime à « 7h30 par semaine et par salarié le temps moyen passé à chercher une information sans la trouver »