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FFMAS - Pourquoi faire appel à un(e) assistant(e) externalisé(e) ?

Sophie NOUVEL, Présidente de la FFMAS, nous présente l'intérêt d'avoir recours à un(e) assistant(e) externalisé(e)

FFMAS - Pourquoi faire appel à un(e) assistant(e) externalisé(e) ?

Souvenez-vous : avoir une assistante a longtemps été perçu comme un signe extérieur de richesse voire considéré comme une « récompense » à une promotion hiérarchique, surtout dans les grandes entreprises, faisant naitre ainsi un binôme historique. Même si aujourd’hui les grands patrons du CAC40 peuvent encore s’en vanter, le contexte économique a totalement bouleversé les codes. Le temps du binôme est révolu, nous sommes à l’ère de la mutualisation des coûts et par conséquent des Hommes.

Face à un kaléïdoscope des modes de travail multiples et mouvants (travail indépendant : micro-entreprise, freelance, pige, ou encore le portage salarial ou les groupements d’employeurs, …), nous avons énormément changé dans notre rapport au travail et nos attentes.

Le salariat n’est plus l’unique référence et perd aujourd’hui de la vitesse au profit de statuts plus libéraux, plus flexibles, plus souples*, la lourdeur administrative et financière d’une embauche pesant aussi sur les questions de responsabilité tant la législation sociale devient pesante pour les chefs d’entreprise. On comprend donc très vite pourquoi les entreprises ont accentué leurs stratégies d’externalisation, recourant davantage à des prestataires ou freelances.

L’externalisation devient donc une solution pour nombre d’entreprises face aux charges qui pèsent sur elles et devant une économie mouvante où l’activité n’est plus en récurrence.

L’évolution sociétale et technologique entraine, de facto, le besoin de compétences nouvelles que l’on ne trouve pas nécessairement en interne, surtout quand le besoin est « naissant ».

Outre, la mutualisation des coûts, le recours à des ressources en temps partagé (que ce soit le statut) offre un moyen efficace pour l’entreprise de franchir un palier dans son développement, tout en bénéficiant de compétences pointues et d’expertises sectorielles.

Nombre de métiers ont évolué, se sont transformés eu égard à ces nouveaux statuts sociaux en réponse à de nouvelles  attentes des entreprises en quête de souplesse, d’agilité et des Hommes à la recherche de sens, d’utilité et de liberté.

Beaucoup de fonctions supports se retrouvent donc externalisées et/ou partagées. Tel est le cas assez courant des DRH, DAF, de plus en plus celui des Community Manager …  et aussi des Assistantes !

Si aujourd’hui, bon nombre de managers d’une même entreprise se partagent une seule assistante, pourquoi plusieurs entreprises ne se partageraient-elles pas une assistante ?

Si du côté de l’Assistante travailler à temps partagé impose une certaine souplesse en même temps qu’une réelle organisation avec la nécessité d’être mobile, adaptable et capable de gérer des projets sur un temps fractionné, du côté de l’entrepreneur, cela requiert l’acceptation de travailler en mode collaboratif voire participtif dans un management bien loin du pyramidale où l’art de la délégation en toute confiance est un pré-requis.

Les tâches administratives pèsent sur les entreprises, même les plus petites (et je dirai même surtout les plus petites) qui n’ont pas l’aisance financière des plus grandes alors qu’ils ont tout aussi besoin d’être soutenus dans cette gestion quotidienne chronophage. Les petites entreprises ne demandent qu’à prendre leur envol, à grandir, à se développer ce qui requiert un temps non négligeable au dirigeant en  réflexion stratégique, prospection, définition des offres, etc…

Une assistante externalisée pourra ainsi venir en soutien dans la gestion quotidienne et intervenir dans un rythme à convenir en réponse aux besoins réels de l’entreprise afin de soulager le dirigeant des missions administratives dites « de base » mais aussi parfois à plus forte valeur ajoutée aux côtés du dirigeant, dans le cas de gestion de projets comme par exemple la mise en place d’une plateforme ou autre outil facilitateur.

Quels avantages à faire appel à une assistante externalisée ?

  • Petite entreprise deviendra grande ! grâce au support efficace d’une assistante avec laquelle le chef d’entreprise aura su instaurer un climat de confiance mutuelle, propice à une collaboration pérenne. Un support proactif qui dépassera le strict cadre opérationnel pour devenir sa facilitatrice au quotidien !
  • Le chef d’entreprise bénéficie ainsi de ce regard extérieur, neutre qui, de par ses autres expériences (parfois même dans le même secteur d’activité), l’aidera dans ses prises de décision et lui apportera une autre veille métier, toujours intéressante, devant des choix multiples.
  • La facturation, les relances clients, les tableaux de bord seront réalisés avec régularité assurant au chef d’entreprise une sérénité certaine grâce à la remontée d’indicateurs clés facilitant le pilotage de l’entreprise. Quel soulagement de savoir que son entreprise est gérée au quotidien de façon fiable !
  • La base de données sera mise à jour de façon permanente et deviendra le meilleur outil commercial du chef d’entreprise, respectant ainsi ses obligations RGPD (veille de la conformité : nettoyage des data trop anciennes, archivage, sécurisation des données, mise à jour des contrats, des CGV, … et des registres obligatoires),
  • Le chef d’entreprise gagne ainsi un temps considérable et va pouvoir s’épanouir dans son métier, celui pour lequel il a peut-être consacré plusieurs années d’études en se focalisant sur le développement de ses affaires.
  • Ses clients sauront apprécier cette disponibilité que d’autres n’ont pas. Une présence à leurs côtés et une réactivité qui feront toute la différence en termes de fidélisation.
  • Ses collaborateurs seront plus efficaces car animés par des attentions de bienveillance génératrices de bien-être au travail mais aussi écoutés avec empathie, dans une ambiance conviviale. Une oreille attentive qui saura l’alerter, avec toute la diplomatie nécessaire, sur des situations délicates. 

Alors, si le chef d’une petite entreprise a encore des doutes sur cette idée reçue que les assistantes ne sont présentes que dans les grosses structures  ? ou qu’il est certain qu’il peut se débrouiller mieux tout seul ? Oui mais à quel prix ? Doit-on rappeler le nombre de burn-out de managers liés à une surcharge de travail exponentielle (mais aussi surcharge mentale !) qui peut s’expliquer entre autre par la prise en charge de tâches administratives en l’absence de personnes supports.

Soulignons ici que les compétences externalisées séduisent aussi bien les assistantes dont l’aventure entrepreneuriale attire de plus en plus, que les chefs d’entreprise des TPE-PME en demande de flexibilité et de souplesse à la fois organisationnelle et financière.

Savoir s’entourer pour mieux vivre professionnellement, c’est aussi un choix !

L’évidence d’une rencontre à laquelle peut contribuer la FFMAS qui fédère les assistantes quel que soit leur statut social (salarié/indépendant).

Ce réseau offre à ses adhérents aussi bien une veille informationnelle, technologique en phase avec les besoins actuels des entreprises qu’une formation permanente sur mesure grâce à son pôle FFMAS INNOV’ACTION.

 

Sophie NOUVEL
Présidente nationale de la FFMAS - Fédération Française des Métiers de l'Assistanat et du Secrétariat : https://www.ffmas.com/

 

Source : Article publié le 26 juin 2020 - par Sophie NOUVEL
https://www.ffmas.com/pourquoi-faire-appel-a-une-assistante-externalisee/

Catégorie : FFMAS Entrepreneuriat / Publication / Actualités


*En 2019, en France : 3 millions de travailleurs non salariés (soit 12 % de la population active). Le statut indépendant évolue à raison de 25 % depuis 2003, soit 10 fois plus vite que le salariat.