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Comment réaliser un plan de classement efficace et durable ?

Le plan de classement, cela consiste en quoi ? Pourquoi classer et de quelle manière ? Classer, ça veut dire ranger ?

Comment réaliser un plan de classement efficace et durable ?

Souvent, le terme « classement » est confondu avec le terme « rangement ». Le classement comprend la recherche intellectuelle, le but est de savoir organiser les documents selon une organisation logique. Le classement doit vous permettre de retrouver rapidement les documents, de reclasser ceux utilisés mais aussi de supprimer les anciens documents. Pour sa part, le rangement, comprend l’organisation logique des documents dans des équipements et meubles appropriés. Ranger efficacement des documents nécessite d’avoir mis préalablement en place un système de
classement adapté.

Mais la question qui se pose est comment classer de manière efficace ? Tout d’abord, il est important de de retenir une chose : Bien classer pour mieux trouver !

 

Comment élaborer son plan de classement ?

Un plan de classement aide à organiser les documents papiers et numériques. Celui-ci doit être
méthodique, rigoureux et facilitant.
Il existe notamment différents types de classement. Pour en savoir plus, vous pouvez consulter
notre article sur la GED.

 

Pourquoi mettre en place un plan de classement ?

Afin de retrouver les documents plus facilement et ainsi uniformiser le rangement des documents dans les services. Cela permet de réduire le temps d’accès aux informations stockées dans les bureaux ou dans vos serveurs. Savoir de quelle manière accéder à un document et rapidement, peut vous faire gagner beaucoup de temps.

En effet, dans une entreprise de 20 personnes, presque 30% du temps est perdu à chercher de
l’information.

Le plan de classement est un outil de suivi qui facilite le processus de classification et de recherches d’informations à toutes les étapes du cycle de vie d’un document.

Véritable outil professionnel, pour être efficace, certaines règles majeures sont à respecter.

Le plan de classement doit notamment être :

Adapté à l’entreprise et à la logique de chacun
Exhaustif et couvrir tous les types de documents de l’entreprise

Le classement doit être réalisé de manière logique et hiérarchisée. Vous devez créer des dossiers et sous-dossiers allant du plus général, au particulier. C’est ce que l’on nomme l’arborescence.

 

Des critères d’efficacité :

Le plan de classement doit répondre à certains critères d’efficacité, tels que :

> La facilité d'accès : être en mesure de trouver rapidement chaque document et d’en faciliter
l'accès.

> Le versionning : tous les documents conservés ou archivés doivent être tenus à jour pour
faciliter et assurer leur traçabilité.

> Le nettoyage : cela inclut la suppression de tous les documents “inutiles” et d’éviter les
doublons.

> La fiabilité : le plan de classement doit être aussi fiable que possible. En effet, il faut pouvoir
retrouver tous les documents, et à tout moment.

 

La codification

Le plan de classement peut aussi comprendre un système de codification. Chaque document a
alors un code unique. Cela sert à distinguer le niveau de classification et l’ordre des séries au sein
de chaque catégorie. Plus important encore, cela permet d’identifier les fichiers et leur
emplacement.


Il existe plusieurs systèmes de codification :

> codification alphabétique (par exemple F pour finances)

> codification numérique : codes numériques consécutifs (de 1 à l’infini) ou « significatifs »
(1000 – 1100 – 1110 – 1111) ; ou système numérique décimal

> codification alphanumérique (I.A.1, II.B.2, etc.)

 

La cotation

Également chaque dossier peut inclure une cotation. 


Exemple :
1.A.1_2010_facture0001
1.A.2_2010_bondecommande

Ici, le premier chiffre [1] correspond au service concerné dans l'entreprise ; la lettre [A] correspond au bureau concerné dans ce service ; le second chiffre [1 ou 2] correspond à la tâche concernée par le document (1 = comptabilité / 2 = suivi de commande ADV)

 

L’index

Le plan de classement peut être accompagné d’un index par sujet pour faciliter son utilisation. Par conséquent, vous pouvez vous repérer grâce au titre et sous-titre du plan de classement. 

Concrètement, c'est la notice qui vous permet de vous y retrouver facilement dans votre plan de classement. 

 

Vous avez besoin de mieux classer pour mieux trouver ? Contactez LUMIS Services !

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