Combien de temps devez-vous conserver vos documents ?
Document du personnel, contrats, factures, registres comptables… Combien de temps les conserver ? Quelles sont vos obligations ? Que risquez-vous en cas de non-respect ?
Document du personnel, contrats, factures, registres comptables… vous avez pris le temps de bien classer tous vos documents. Mais peut-être vous êtes-vous déjà demandé combien de temps les conserver ? Quelles sont vos obligations ? Que risquez-vous en cas de non-respect ? Nous vous aidons à y voir plus clair dans cet article.
Tout d’abord, il est important de retenir qu’une entreprise doit garder tous les documents qu'elle a produits et reçus. Cela pendant tout l’exercice de son activité. La durée de conservation peut changer selon le type de document ainsi que la loi relative à ce sujet.
De même, une entreprise peut être amenée à conserver des documents sur le long terme même une fois qu’elle n’en a plus l’utilité. C’est ce que l’on nomme l’archivage. Cela est possible dès lors où ces documents ne contiennent pas de données à caractère personnel afin de respecter la réglementation générale sur la protection des données (RGPD). L’entreprise peut en effet être soumise à des contrôles à tout moment.
Documents comptables
Pour les documents comptables, les livres et registres comptables doivent être conservés pendant 10 ans. Tels que le livre journal, les bilans et les comptes de résultats.
Les documents portant sur les comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexes…) doivent être conservés pendant 10 ans.
Les contraventions, primes, déclarations de revenus, allocations, chèques, et talons qui doivent être conservés eux aussi pendant 5 ans.
Documents sociaux
Les documents relatifs au personnel doivent être conservés pendant 5 ans. Notamment le registre du personnel, les bulletins de paie, les certificats de travail, ainsi que les bordereaux de paiement des cotisations sociales.
Documents juridiques
Les statuts de la société doivent être conservés pendant 5 ans à partir de la radiation de la société.
Enfin, les convocations, les feuilles de présence, les rapports du gérant ou du conseil d'administration doivent être conservés pendant 3 ans.
Documents civils et commerciaux
Pour les documents commerciaux, les contrats conclus lors d’une relation commerciale (devis), ou encore les documents de transports de marchandises doivent être gardés 5 ans.
Les autres documents comme les factures clients ou fournisseurs, les contrats conclus par voie électronique, les correspondances commerciales telles que les bons de commande, les bons de livraison doivent être conservés 10 ans.
Documents fiscaux
Les dossiers fiscaux doivent être archivés 10 ans minimum. Tels que les pièces justificatives de TVA, et ce qui concerne les taxes, impôts, et les droits.
Tous les document destinés à l’URSSAF, sont conservés 6 ans, notamment les papiers en rapport avec le recouvrement et le contrôle des cotisations sociales.
Les sanctions
Il est important de retenir que dans certaines situations, ne pas conserver les documents de votre entreprise peut vous conduire à des sanctions.
Selon l'administration fiscale, tous les documents qui peuvent être à même d’être contrôlés par leurs services doivent être conservés pendant six ans. Vous pouvez retrouver plus en détails ces informations dans la documentation fiscale BOI-CF-COM-10-10-30.
L'article 1734 du Code général des impôts précise qu'une « amende de 5 000 € est applicable en cas d'absence de tenue des documents demandés par l'administration dans l'exercice de son droit de communication ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits. »
Pour plus d’informations
Pour en savoir plus sur tous les documents à conserver et leurs durées de conservation, plusieurs sites institutionnels proposent une liste sous forme de tableaux.
Vous retrouverez un tableau synthétique sur le site du service public : “ Quels sont les délais de conservation des documents dans les entreprises ? ”
Le site du Ministère de l'Économie et des Finances quant à lui propose quelques éléments complémentaires : “ Entreprises, combien de temps devez-vous conserver vos documents ? ”
