Le bilan pédagogique et financier soulève chaque année les mêmes interrogations très concrètes : qui déclare quoi en cas de sous-traitance, que faire si les comptes ne sont pas finalisés, le conseil entre-t-il dans le BPF, et que se passe-t-il en cas de retard…
Ce qui entre — ou non — dans le BPF
Faut-il déposer un BPF même sans aucune activité ?
Oui, dès lors que vous détenez un numéro de déclaration d’activité (NDA). La déclaration « néant » prend alors quelques minutes : elle confirme simplement que la structure existe toujours et maintient votre enregistrement.
Je facture aussi du conseil, de l’audit ou du coaching qui ne relèvent pas de la formation : que dois-je déclarer ?
Uniquement les prestations entrant dans le champ de la formation professionnelle : actions de formation, bilans de compétences, accompagnement à la VAE, apprentissage. Le conseil ou l’audit purs n’y entrent pas. Un champ du formulaire permet d’indiquer la part de votre chiffre d’affaires global réalisée dans le domaine de la formation : c’est là que se reflète la distinction, sans que vous ayez à « gonfler » ou minorer quoi que ce soit.
Bilans de compétences et VAE : faut-il un BPF distinct ?
Non, tout figure dans le même BPF. Ces prestations disposent de leurs lignes dédiées dans la partie pédagogique du formulaire.
Une seule personne formée, une seule journée : dois-je quand même tout remplir ?
Oui, mais l’exercice est alors très rapide : vous reportez ces quelques chiffres, et la mention « néant » couvre tout ce qui ne vous concerne pas.
Mon premier exercice comptable n’est pas encore clos : suis-je concerné ?
En principe non pour cette campagne-là. Votre fiche sur Mon Activité Formation l’indique explicitement (« transmission impossible » ou « facultative »). Le bon réflexe est de vérifier cette mention plutôt que de supposer.
Sous-traitance et intervenants
Mes formateurs indépendants doivent-ils aussi faire un BPF ?
Seulement s’ils disposent de leur propre NDA. Un formateur sans NDA qui intervient pour vous n’a pas de BPF à déposer : il apparaît simplement parmi vos intervenants externes (cadre E du formulaire).
Un formateur a son propre NDA et me facture en sous-traitance : qui déclare les stagiaires et les heures ?
Vous, qui restez responsable vis-à-vis du client : l’action figure dans votre bilan pédagogique (cadres F), la part confiée étant précisée à part. Le formateur, en tant que sous-traitant, la déclare de son côté dans le cadre dédié à la sous-traitance (cadre G). Chacun déclare une fois, jamais en double.
Je réalise des formations pour le compte d’un autre organisme : où cela se déclare-t-il ?
Uniquement dans le cadre dédié à la sous-traitance (cadre G), avec les produits correspondants sur la ligne « autres organismes de formation » du bilan financier. Rien dans les cadres décrivant votre activité propre.
Données financières
Une formation cofinancée (OPCO + reste à charge de l’entreprise) : je la déclare où ?
Sur plusieurs lignes du bilan financier : une même action peut être ventilée selon ses différentes sources de financement. C’est prévu et parfaitement normal.
Le CPF : quel financeur et quelle ligne ?
C’est la Caisse des dépôts qui vous règle, par subrogation : le produit se rattache à la ligne et à la sous-ligne correspondant au dispositif CPF, et non au stagiaire lui-même.
Une formation à cheval sur deux exercices : sur lequel la compter ?
Les heures réalisées sur l’exercice se rattachent à cet exercice. Comptablement, la part non encore facturée se traite en produit constaté d’avance.
Je suis en franchise de TVA ou micro-entrepreneur : quels montants indiquer ?
Les montants se renseignent hors taxes, à partir de votre comptabilité même simplifiée ; en franchise de TVA, ils correspondent à ce que vous avez facturé. Et rappel apaisant : produits et charges n’ont pas à coïncider, le BPF n’étant pas un document comptable.
Faut-il joindre des justificatifs au dépôt ?
Non. Aucune pièce n’est jointe au BPF. Vous conservez simplement vos justificatifs en interne, au cas où.
Calendrier, corrections et accès
Le BPF porte-t-il sur l’année civile ?
Non : sur le dernier exercice comptable clos. C’est identique seulement si votre exercice suit l’année civile.
Mon expert-comptable n’a pas finalisé les comptes au moment de la campagne : que faire ?
Renseignez les meilleurs chiffres disponibles, issus de votre balance comptable. Tant que la campagne est ouverte, vous pouvez revalider et ajuster autant de fois que nécessaire. L’essentiel est d’avoir déposé.
Je dépose avec quelques jours de retard : est-ce grave ?
Un léger retard n’est pas un non-dépôt. La caducité du NDA suppose une absence persistante et une mise en demeure restée sans suite. Régularisez simplement dès que possible, sans dramatiser.
Peut-on corriger un BPF déjà validé ?
Oui, librement tant que la campagne est ouverte. Après la clôture, par une demande à votre DREETS — d’autant plus simple qu’elle est faite tôt.
Je viens de repérer une erreur sur le BPF de l’an dernier : trop tard ?
Non. Signalez-la à votre DREETS : une démarche spontanée et rapide est toujours mieux reçue qu’une anomalie laissée en l’état.
Je n’ai plus mon code « responsable des accès » : comment faire ?
Une demande auprès de l’assistance de Mon Activité Formation permet de le réactiver. À anticiper en début de campagne plutôt que la veille de l’échéance.
Peut-on confier la saisie à un tiers ?
Oui, à un collaborateur ou à un prestataire extérieur, sous réserve d’une habilitation délivrée par le gestionnaire des accès de l’organisme. C’est une possibilité prévue par la réglementation.
QUALIOPI et archivage
Loin d’être un risque, un BPF bien tenu est un allié de votre certification.
L’auditeur Qualiopi va-t-il regarder mon BPF ?
Il peut s’assurer de sa cohérence avec votre activité. Un BPF déposé et cohérent conforte votre dossier : c’est un appui, pas une menace.
La plupart du temps, l'auditeur va s'appuyer sur votre s'appuyer sur votre BPF pour ressortir un échantillon à analyser.
L'organisme certificateur dont dépend l'auditeur va dans tous les cas vous vérifier que votre BPF soit déposé.
Combien de temps conserver le BPF et l’accusé de réception ?
Au moins trois ans, en cohérence avec la période de contrôle. L’accusé de dépôt constitue votre preuve simple du respect de l’obligation.
Pour aller plus loin
Ces réponses traitent les cas concrets ; pour la logique d’ensemble du formulaire, cadre par cadre, ainsi que les points de vigilance et une checklist de dépôt, consultez notre guide complet : « Bilan pédagogique et financier : comprendre, remplir et déposer sereinement ».
Cet article est publié par LUMIS Services, prestataire spécialisé dans l’assistance administrative externalisée et l’accompagnement des organismes de formation, organisme de formation certifié Qualiopi. Il a une vocation informative et ne se substitue ni à la notice officielle du Cerfa 10443, ni aux services de votre DREETS, qui restent les références en cas de doute.
